Polityka prywatności

1. Wprowadzenie i zakres obowiązywania

Niniejsza Polityka prywatności wyjaśnia, w jaki sposób zbieramy, wykorzystujemy, przechowujemy, udostępniamy i chronimy dane osobowe podczas korzystania z polanoadovin.com („Witryna”), w tym podczas przeglądania produktów, składania zamówień, kontaktowania się z naszym zespołem lub korzystania z Witryny w inny sposób.

Nasza Witryna oferuje meble do salonu, sypialni i jadalni i jest przeznaczona dla konsumentów w Polsce, z dostawą na terenie całej Polski.

Niniejsza Polityka prywatności ma zastosowanie do danych osobowych przetwarzanych w związku z korzystaniem z Witryny, w tym danych dotyczących odwiedzających Witrynę, klientów, zarejestrowanych użytkowników, jeżeli funkcja konta jest dostępna, osób składających zamówienia oraz osób kontaktujących się z nami w sprawach obsługi klienta lub innych zapytań.

Celem niniejszej Polityki prywatności jest wyjaśnienie:

  • jakie dane osobowe możemy zbierać;

  • w jaki sposób i w jakich celach je wykorzystujemy;

  • jakie są podstawy prawne ich przetwarzania;

  • kiedy i dlaczego informacje mogą być udostępniane innym podmiotom;

  • jak długo możemy przechowywać dane;

  • w jaki sposób mogą być wykorzystywane pliki cookie i podobne technologie;

  • jakie prawa w zakresie ochrony danych przysługują użytkownikom; oraz

  • w jaki sposób można się z nami skontaktować lub skorzystać ze swoich praw.

Witryna może zawierać odnośniki do stron internetowych lub usług podmiotów trzecich. Ich zasady ochrony prywatności regulują ich własne polityki prywatności, a nie niniejszy dokument. Zalecamy zapoznanie się z informacjami dotyczącymi prywatności udostępnianymi przez takie podmioty przed przekazaniem im danych osobowych.

2. Informacje o administratorze danych

Na potrzeby przepisów o ochronie danych administratorem danych jest podmiot, który określa cele i sposoby przetwarzania danych osobowych.

Witryna działa pod nazwą Polanoadovin i można się z nami skontaktować za pomocą poniższych danych. 

Aktualne dane kontaktowe:

Witryna: polanoadovin.com
E-mail: info@polanoadovin.com
Telefon: +1 (318) 263-9074
Adres: 16 Sugar Hill Rd, Rayville LA 71269, United States
Godziny obsługi klienta: poniedziałek–piątek, 9:00–17:00

3. Dane osobowe, które możemy zbierać

Zbieramy i przetwarzamy wyłącznie takie dane osobowe, które są odpowiednie do celów opisanych w niniejszej Polityce prywatności oraz w zakresie dozwolonym lub wymaganym przez obowiązujące przepisy prawa.

W zależności od sposobu korzystania z Witryny możemy przetwarzać następujące kategorie danych.

3.1 Dane kontaktowe

Możemy zbierać takie informacje jak:

  • imię i nazwisko;

  • adres e-mail;

  • numer telefonu; oraz

  • inne dane kontaktowe dobrowolnie przekazane przez użytkownika.

3.2 Dane dotyczące zamówień i transakcji

W przypadku złożenia zamówienia możemy przetwarzać informacje niezbędne do jego obsługi, takie jak:

  • szczegóły zamówienia;

  • zakupione produkty;

  • informacje dotyczące dostawy;

  • informacje związane z rozliczeniem;

  • szczegóły transakcji; oraz

  • informacje dotyczące zwrotów, refundacji, reklamacji lub innych spraw posprzedażowych.

Dane kart płatniczych lub inne dane uwierzytelniające płatność mogą być przetwarzane bezpośrednio przez odpowiedniego dostawcę płatności lub za pośrednictwem wybranej metody płatności, w zależności od faktycznych rozwiązań płatniczych dostępnych w Witrynie.

3.3 Obsługa klienta i komunikacja

Jeżeli skontaktujesz się z nami, możemy przetwarzać:

  • treść wiadomości;

  • historię korespondencji i komunikacji;

  • informacje przekazane podczas zgłaszania prośby o pomoc; oraz

  • informacje niezbędne do identyfikacji lub obsługi zapytania.

3.4 Dane techniczne i informacje o korzystaniu z Witryny

Jeżeli są one faktycznie zbierane i jest to prawnie dozwolone, możemy przetwarzać informacje takie jak:

  • adres IP;

  • rodzaj i wersja przeglądarki;

  • rodzaj urządzenia lub jego parametry techniczne;

  • system operacyjny;

  • informacje dotyczące dostępu do Witryny i korzystania z niej;

  • logi związane z bezpieczeństwem i diagnostyką; oraz

  • informacje generowane za pomocą plików cookie lub podobnych technologii.

Dokładny zakres zbieranych danych technicznych zależy od aktualnej konfiguracji Witryny i wykorzystywanych technologii.

3.5 Informacje dobrowolnie przekazane przez użytkownika

Użytkownik może również przekazać inne informacje podczas kontaktowania się z nami, składania zapytania, korzystania z funkcji Witryny lub innej interakcji z Witryną.

Nie zamierzamy żądać danych wrażliwych ani innych szczególnych kategorii danych osobowych, chyba że istnieje konkretny i zgodny z prawem powód do ich przetwarzania. Zalecamy unikanie dobrowolnego przekazywania danych wrażliwych, jeżeli nie są one niezbędne do realizacji danego żądania.

4. Sposoby zbierania informacji

Dane osobowe możemy zbierać z różnych źródeł, w tym poprzez:

  • informacje przekazywane podczas składania zamówienia;

  • informacje przesyłane za pośrednictwem kanałów kontaktowych lub obsługi klienta;

  • informacje przekazywane podczas korzystania z funkcji Witryny lub tworzenia konta, jeżeli taka funkcja jest dostępna;

  • informacje generowane podczas przeglądania lub korzystania z Witryny;

  • pliki cookie i podobne technologie; oraz

  • informacje zgodnie z prawem przekazywane nam przez dostawców usług lub inne podmioty uczestniczące w realizacji transakcji.

Dążymy do zbierania informacji odpowiednich i proporcjonalnych do celów, dla których są one przetwarzane.

5. Pliki cookie i podobne technologie

5.1 Czym są pliki cookie?

Pliki cookie to niewielkie pliki danych lub podobne technologie, które mogą być zapisywane na urządzeniu użytkownika podczas odwiedzania strony internetowej. Mogą one umożliwiać stronie zapamiętywanie informacji dotyczących wizyty, wspierać funkcje techniczne, pomagać w analizowaniu sposobu korzystania z witryny lub, jeżeli jest to właściwe i zgodne z prawem, wspierać działania marketingowe lub reklamowe.

Rzeczywisty zakres plików cookie wykorzystywanych w Witrynie zależy od jej konfiguracji technicznej. W niniejszej Polityce prywatności nie wskazujemy konkretnych nazw plików cookie, dostawców, okresów przechowywania ani technologii, chyba że informacje te zostały zweryfikowane na podstawie aktualnej listy plików cookie wykorzystywanych w Witrynie.

5.2 Kategorie plików cookie

W zależności od funkcjonalności Witryny pliki cookie lub podobne technologie mogą należeć do następujących kategorii:

Ściśle niezbędne pliki cookie
Pliki te są wykorzystywane, gdy są niezbędne do działania, bezpieczeństwa lub podstawowych funkcji Witryny. Jeżeli obowiązujące przepisy prawa na to pozwalają, mogą być stosowane bez uzyskiwania zgody, ponieważ bez nich Witryna może nie działać prawidłowo.

Pliki cookie preferencji lub funkcjonalne
Mogą one umożliwiać zapamiętywanie wyborów lub preferencji użytkownika oraz zapewniać rozszerzoną funkcjonalność. Jeżeli obowiązujące przepisy wymagają zgody, takie pliki cookie będą aktywowane dopiero po uzyskaniu wymaganej zgody.

Pliki cookie analityczne lub statystyczne
Mogą pomagać nam zrozumieć sposób korzystania z Witryny przez odwiedzających i identyfikować obszary wymagające poprawy. Jeżeli przepisy wymagają zgody, takie pliki cookie będą wykorzystywane dopiero po jej uzyskaniu.

Pliki cookie marketingowe lub reklamowe
Jeżeli takie technologie są faktycznie wykorzystywane, mogą służyć do obsługi reklam, pomiaru skuteczności kampanii lub innych celów marketingowych. Będą one wykorzystywane wyłącznie wtedy, gdy istnieje odpowiednia podstawa prawna, a w przypadkach wymagających zgody — po jej uprzednim uzyskaniu.

5.3 Zgoda na pliki cookie i zarządzanie nimi

Jeżeli obowiązujące przepisy wymagają zgody na korzystanie z niekoniecznych plików cookie, przed ich zastosowaniem będziemy uzyskiwać odpowiednią zgodę.

Jeżeli funkcjonalność Witryny na to pozwala, użytkownik może:

  • zaakceptować lub odrzucić niekonieczne pliki cookie;

  • zarządzać preferencjami dotyczącymi plików cookie za pomocą mechanizmu zgody dostępnego w Witrynie; oraz

  • zmienić swoje ustawienia po wcześniejszym wyrażeniu zgody.

Użytkownik może również kontrolować lub usuwać pliki cookie za pomocą ustawień przeglądarki. Ustawienia przeglądarki są niezależne od mechanizmu zarządzania zgodami stosowanego w Witrynie i mogą nie zapewniać tak szczegółowej kontroli nad poszczególnymi kategoriami plików cookie.

Jeżeli zgoda jest właściwą podstawą prawną, powinna być dobrowolna, konkretna, świadoma i jednoznaczna. Wycofanie zgody powinno być równie łatwe jak jej udzielenie.

Wycofanie zgody na pliki cookie nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

Szczegółowa lista plików cookie, ich dostawcy, cele, okresy przechowywania oraz mechanizmy uzyskiwania zgody powinny zostać zweryfikowane na podstawie rzeczywistej konfiguracji technicznej Witryny i aktualnie używanego narzędzia do zarządzania zgodami przed opublikowaniem niniejszej Polityki prywatności.

6. W jaki sposób wykorzystujemy dane osobowe

Możemy przetwarzać dane osobowe w określonych i uzasadnionych celach, w tym w następujących przypadkach.

6.1 Obsługa i realizacja zamówień

Możemy wykorzystywać informacje w celu:

  • przyjmowania i realizowania zamówień;

  • obsługi zakupów i transakcji;

  • organizowania dostawy;

  • komunikowania się w sprawie zamówień;

  • obsługi procesów związanych z płatnościami;

  • obsługi anulowania zamówień, zwrotów, refundacji, reklamacji i spraw posprzedażowych; oraz

  • prowadzenia odpowiednich rejestrów dotyczących transakcji.

6.2 Obsługa klienta

Możemy wykorzystywać informacje w celu:

  • odpowiadania na zapytania;

  • zapewniania obsługi klienta;

  • badania i rozwiązywania reklamacji;

  • komunikowania się w sprawie zamówień lub problemów związanych z usługą; oraz

  • prowadzenia dokumentacji niezbędnej do obsługi komunikacji z klientami.

6.3 Działanie i bezpieczeństwo Witryny

Możemy przetwarzać dane techniczne i inne odpowiednie informacje w celu:

  • obsługi i utrzymania Witryny;

  • wykrywania i usuwania problemów technicznych;

  • ochrony Witryny przed nieuprawnioną aktywnością;

  • badania incydentów bezpieczeństwa; oraz

  • utrzymywania niezawodności i bezpieczeństwa naszych usług.

6.4 Ulepszanie Witryny i usług

Jeżeli jest to prawnie dozwolone i istnieje odpowiednia podstawa prawna, możemy wykorzystywać odpowiednie informacje w celu:

  • zrozumienia sposobu korzystania z Witryny;

  • identyfikowania problemów technicznych lub związanych z użytecznością;

  • ulepszania funkcjonalności Witryny;

  • poprawy doświadczeń klientów; oraz

  • oceny jakości naszych usług.

Jeżeli przetwarzanie do celów statystycznych lub analitycznych wymaga zgody, uzyskamy wymaganą zgodę przed rozpoczęciem takiego przetwarzania.

6.5 Cele prawne i związane z przestrzeganiem przepisów

Możemy przetwarzać informacje w celu:

  • przestrzegania obowiązków wynikających z prawa;

  • prowadzenia wymaganej prawem dokumentacji;

  • ustalania, dochodzenia lub obrony roszczeń;

  • odpowiadania na zgodne z prawem żądania organów publicznych; oraz

  • ochrony naszych praw i prawnie uzasadnionych interesów.

6.6 Marketing

Jeżeli prowadzimy marketing bezpośredni lub inne działania promocyjne, odpowiednie przetwarzanie będzie prowadzone wyłącznie wtedy, gdy istnieje właściwa podstawa prawna zgodnie z RODO i obowiązującymi przepisami prawa polskiego.

Jeżeli wymagana jest zgoda, komunikacja marketingowa nie będzie prowadzona na podstawie zgody bez uprzedniego uzyskania ważnej zgody. Jeżeli użytkownik ma wynikające z prawa prawo do sprzeciwu wobec marketingu bezpośredniego, sprzeciw taki będzie respektowany.

Nie zakładamy, że wszystkie działania marketingowe lub personalizacyjne są automatycznie dozwolone wyłącznie dlatego, że dana osoba jest naszym klientem.

7. Podstawy prawne przetwarzania danych osobowych

Nie opieramy wszystkich działań związanych z przetwarzaniem danych osobowych na zgodzie. W zależności od okoliczności przetwarzanie może opierać się na jednej lub kilku podstawach prawnych przewidzianych w RODO.

7.1 Zgoda

Możemy przetwarzać dane osobowe na podstawie zgody użytkownika, jeżeli zgoda jest właściwą podstawą prawną dla danego działania.

Zgoda powinna być dobrowolna, konkretna, świadoma i jednoznaczna. Przykłady mogą obejmować niektóre niekonieczne pliki cookie, technologie analityczne lub działania marketingowe, jeżeli przepisy wymagają zgody.

Użytkownik może wycofać zgodę w dowolnym momencie. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem. Wycofanie zgody powinno być równie łatwe jak jej udzielenie.

7.2 Wykonanie umowy

Możemy przetwarzać dane osobowe, jeżeli jest to niezbędne do zawarcia lub wykonania umowy z użytkownikiem.

W przypadku zakupu mebli przez internet może to obejmować przetwarzanie informacji niezbędnych do:

  • przyjęcia i obsługi zamówienia;

  • organizacji dostawy;

  • komunikacji dotyczącej transakcji;

  • obsługi powiązanych płatności; oraz

  • świadczenia odpowiednich usług posprzedażowych.

7.3 Obowiązek prawny

Możemy przetwarzać dane osobowe, jeżeli jest to niezbędne do wykonania obowiązku prawnego, któremu podlegamy.

Może to obejmować obowiązki dotyczące księgowości, podatków, praw konsumentów, prowadzenia dokumentacji, roszczeń prawnych lub innych mających zastosowanie wymogów.

7.4 Prawnie uzasadnione interesy

Możemy opierać przetwarzanie na prawnie uzasadnionych interesach, jeżeli jest ono niezbędne do realizacji prawnie uzasadnionego interesu naszego lub, w stosownych przypadkach, osoby trzeciej, pod warunkiem że interesy, prawa i wolności osoby, której dane dotyczą, nie mają nadrzędnego charakteru.

Potencjalne przykłady mogą obejmować:

  • zapewnienie bezpieczeństwa Witryny i informacji;

  • zapobieganie nadużyciom lub oszustwom;

  • obsługę i zarządzanie komunikacją z klientami;

  • obronę przed roszczeniami prawnymi;

  • usprawnianie procesów operacyjnych; lub

  • określone formy marketingu bezpośredniego, jeżeli są prawnie dozwolone.

Jeżeli podstawą prawną są prawnie uzasadnione interesy, przetwarzanie powinno być niezbędne i proporcjonalne, a odpowiednie prawa osób, których dane dotyczą, będą respektowane.

7.5 Ochrona żywotnych interesów

Przetwarzanie na podstawie ochrony żywotnych interesów może mieć zastosowanie wyłącznie w wyjątkowych sytuacjach, gdy spełnione są warunki określone w RODO.

Nie opieramy przetwarzania na tej podstawie wyłącznie dla wygody ani jako zastępstwa dla innej właściwej podstawy prawnej.

Podstawa prawna konkretnego działania zależy od jego celu i okoliczności.

8. Udostępnianie i ujawnianie danych osobowych

Możemy ujawniać dane osobowe, jeżeli jest to niezbędne do celów opisanych w niniejszej Polityce prywatności i istnieje odpowiednia podstawa prawna.

W zależności od faktycznie wykorzystywanych usług odbiorcami mogą być następujące kategorie podmiotów.

8.1 Dostawcy usług płatniczych

Informacje związane z płatnościami mogą być przekazywane dostawcom usług płatniczych, jeżeli jest to niezbędne do autoryzacji, realizacji, weryfikacji lub innej obsługi transakcji.

Zakres przekazywanych informacji zależy od wybranej metody płatności i faktycznie wykorzystywanego dostawcy.

8.2 Dostawcy usług dostawy i logistyki

Informacje niezbędne do dostarczenia zamówienia mogą być przekazywane dostawcom usług dostawy, logistyki, transportu lub realizacji zamówień.

8.3 Dostawcy usług hostingowych i technicznych

Możemy korzystać z usług podmiotów wspierających hosting Witryny, utrzymanie techniczne, infrastrukturę IT, bezpieczeństwo lub inne funkcje techniczne.

Jeżeli takie podmioty przetwarzają dane osobowe w naszym imieniu, mogą występować w charakterze podmiotów przetwarzających zgodnie z obowiązującymi wymogami RODO.

8.4 Dostawcy usług obsługi klienta i komunikacji

W stosownych przypadkach możemy korzystać z usług podmiotów wspierających pocztę elektroniczną, komunikację, obsługę klienta lub powiązane funkcje operacyjne.

8.5 Dostawcy usług analitycznych lub marketingowych

Jeżeli faktycznie korzystamy z technologii analitycznych lub marketingowych, odpowiednie informacje mogą być udostępniane właściwemu dostawcy, jeżeli istnieje odpowiednia podstawa prawna, a w przypadkach wymagających zgody — uzyskano ważną zgodę.

Konkretni dostawcy nie powinni być wskazywani w niniejszej Polityce prywatności, dopóki ich faktyczne wykorzystanie nie zostanie potwierdzone.

8.6 Organy publiczne i inne podmioty uprawnione

Możemy ujawniać dane osobowe, jeżeli wymagają tego przepisy prawa lub jeżeli jest to prawnie dozwolone, w tym sądom, organom regulacyjnym, organom publicznym, organom ścigania lub profesjonalnym doradcom, jeżeli jest to właściwe.

8.7 Podmioty przetwarzające i niezależni administratorzy

Dostawca usług może działać jako podmiot przetwarzający, jeżeli przetwarza dane osobowe w naszym imieniu i zgodnie z naszymi udokumentowanymi instrukcjami, jeżeli ma to zastosowanie.

Niektóre podmioty trzecie mogą natomiast działać jako niezależni administratorzy danych w odniesieniu do własnych działań związanych z przetwarzaniem. W takich przypadkach zastosowanie mogą mieć ich własne polityki prywatności i obowiązki prawne.

Nie kwalifikujemy każdego odbiorcy danych jako podmiotu przetwarzającego bez wcześniejszej weryfikacji rzeczywistej relacji i zakresu przetwarzania.

Nie twierdzimy, że dane osobowe nigdy nie są udostępniane ani sprzedawane. Dane są natomiast ujawniane wyłącznie wtedy, gdy jest to niezbędne, prawnie dozwolone lub oparte na odpowiedniej podstawie prawnej i zgodne z okolicznościami opisanymi w niniejszej Polityce prywatności.

9. Przechowywanie i okres retencji danych

Przechowujemy dane osobowe wyłącznie przez okres niezbędny do realizacji celów, dla których zostały zebrane, wykonania obowiązków prawnych, rozstrzygania sporów, ustalania lub obrony roszczeń, prowadzenia odpowiedniej dokumentacji oraz ochrony prawnie uzasadnionych interesów.

Poszczególne kategorie informacji mogą być zatem przechowywane przez różne okresy.

Przykładowo:

  • Dane dotyczące zamówień i transakcji mogą być przechowywane przez okres niezbędny do obsługi transakcji oraz spełnienia obowiązków związanych z rachunkowością, podatkami, prawami konsumentów, obowiązkami prawnymi lub prowadzeniem dokumentacji.

  • Dane dotyczące obsługi klienta i korespondencji mogą być przechowywane przez okres niezbędny do obsługi danego zapytania, rozstrzygnięcia sporu, zapewnienia odpowiedniej obsługi klienta lub zachowania dowodów komunikacji, jeżeli jest to prawnie uzasadnione.

  • Rejestry zgód mogą być przechowywane przez okres niezbędny do wykazania, w jaki sposób i kiedy zgoda została udzielona lub wycofana oraz do spełnienia obowiązujących wymogów prawnych.

  • Logi techniczne i związane z bezpieczeństwem mogą być przechowywane przez okres wynikający z wymogów bezpieczeństwa, operacyjnych, prawnych i technicznych.

  • Informacje dotyczące plików cookie mogą być przechowywane przez okres wynikający z rodzaju, celu i konfiguracji technicznej danego pliku cookie.

Nie stosujemy jednego, uniwersalnego okresu przechowywania wszystkich danych osobowych.

Jeżeli określone ustawowe lub operacyjne okresy przechowywani